El cambio hacia un entorno con menor uso del papel requerirá escáneres adecuados
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Las organizaciones que tratan presencialmente con clientes están empezando a ofrecer facturas y recibos electrónicos. El escáner adecuado podrá implementar conductas en las que se emplee menos papel en toda la organización y, por lo tanto, comunicarse con clientes y proveedores para crear procesos más directos y eficaces.
Son pocas las organizaciones que se proponen no utilizar nada de papel. Según el estudio “El escaneado como impulsor de la transformación digital”, de Quocirca, solo el 1% ha llegado ya a ese punto y un 6% adicional ha fijado objetivos estrictos para lograr lo mismo. Al frente se sitúan las organizaciones financieras y bancarias, con un 2% que ya no utiliza papel y un 7% que ha fijado objetivos estrictos. No obstante, también son las que afirman tener una mayor dependencia del papel y no cuentan con la posibilidad de poder desprenderse de él (8%).
En cuanto al motivo por el que las organizaciones ven el papel como una necesidad constante, un 39% afirma que es por motivos legales, un 29% indica que es para satisfacer las necesidades de sus clientes y un 25% explica que es una preferencia de los empleados. Los motivos legales para conservar el papel tienen cada vez menos peso: muchos gobiernos prefieren u ordenan que se mantengan registros digitalizados de ciertos documentos o canales digitales de determinados tipos de información para fines de auditoría y facilidad de búsqueda. Quocirca les recomienda a las organizaciones que digitalicen cuanto puedan y controlen el almacenamiento de los registros resultantes, cuyos metadatos pueden proporcionar evidencias de edición, eliminación, etc., en caso de que surja la necesidad.
Mientras que se puede poner fin a la dependencia del papel de los empleados, lograr lo mismo con los clientes puede ser más difícil. No obstante, las organizaciones que tratan presencialmente con clientes están empezando a ofrecer facturas y recibos electrónicos, y los clientes se están acostumbrando a esto. Si el cliente pertenece a otra organización, se enfrentará a los mismos problemas: querrá reducir el uso de papel siempre que sea posible y probablemente está abierto a procesar directamente documentación electrónica.
Este cambio no ocurrirá rápidamente, dado que un gran porcentaje de la documentación seguirá llegando a las puertas de la organización en papel en el futuro inmediato. Cualquier cambio hacia un entorno con un menor uso del papel requerirá escáneres de la calidad y el tipo adecuados. El escáner adecuado podrá implementar conductas en las que se emplee menos papel en toda la organización y, por lo tanto, comunicarse con clientes y proveedores para crear procesos más directos y eficaces.
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