El 44% de las empresas ve el escaneado como un paso fundamental hacia la digitalización

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Epson escaner sobremesa 2

Aunque las organizaciones españolas se sitúan a la cabeza en cuanto a dotación de partidas presupuestarias concretas para proyectos de digitalización, el 69% almacena todavía documentos de clientes y empleados en papel por necesidad, preferencia, o cumplimiento legal.

A pesar de que el trabajo remoto e híbrido empuja a las empresas hacia la transformación digital, una cantidad asombrosa de documentos sigue estando en papel, como pone de manifiesto un informe independiente de Quocirca. Según el informe, aunque las organizaciones buscan maneras de eludir el papel en sus procesos y flujos de trabajo, y de hecho, el 68% financia proyectos de digitalización, la entrada de papel va a seguir siendo un problema.

El estudio de Quocirca indica que cada organización tiene de media 296 dispositivos de escaneado, un 48% de ellos única o principalmente destinado a escanear, y un volumen de escaneado de 835 elementos por día. El 49% de los procesos de escaneado llevados a cabo por una organización media consisten en escanear varias páginas del mismo tamaño.

El 66 % de los encuestados indica que la mayor parte o la totalidad de sus escáneres son de tipo empresarial. Los sectores financieros y bancarios presentan el porcentaje más alto de escáneres especializados (13 %), mientras que el sector gubernamental y las administraciones públicas presentan el porcentaje más alto de escáneres multifunción (11 %).

El 44 % opina que el escaneado es un paso fundamental hacia la digitalización. Un 30% de los encuestados ve la digitalización como una ayuda a la hora de compartir la información, mientras que otro 30% la ve como una simplificación de los procesos. Cuantos más datos se puedan digitalizar, mayor partido les pueden sacar las organizaciones.

El informe señala que el 77% de las organizaciones escanea la mayoría de sus documentos directamente en los procesos comerciales. A diferencia del simple escaneado de documentos para almacenar copias digitales en sistemas de almacenamiento, la mayoría de los artículos se escanean para pasar directamente a formar parte de los flujos de trabajo, mejorando considerablemente su eficiencia. No obstante, solo es posible alcanzar una mayor eficiencia si los dispositivos de escaneado son compatibles con los sistemas con los que se deben integrar y no surgen conflictos entre sí.

El 39% de las organizaciones mantiene copias en papel de su documentación por motivos legales. Sin embargo, este argumento va perdiendo cada vez más peso. De hecho, ahora muchos gobiernos prefieren u ordenan la presentación de versiones electrónicas de los documentos por ser más sencillas de revisar, validar y auditar si es necesario, y para las organizaciones, los datos digitalizados son más fáciles de enviar, buscar y recuperar.

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