Cómo aprovechar al máximo el papel y la digitalización

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Si bien la idea de la oficina sin papel se ha discutido durante décadas, el papel sigue siendo el modo de comunicación preferido en los mercados verticales y las funciones comerciales. La digitalización puede conducir a una mayor agilidad comercial, un intercambio de información más rápido y una mayor seguridad.

El papel es demasiado valioso, conveniente y familiar para desaparecer de las empresas y la sociedad. Pero la captura selectiva de la información que ahora se almacena en papel no solo puede reducir los costes, sino también generar una ventaja competitiva al hacer que los empleados sean más productivos y los clientes más felices, según señala un informe de Harvard Business Review Analytic Services patrocinado por Epson.

Si bien los beneficios fácilmente cuantificables de reducir o eliminar los costes directos relacionados con el papel pueden ser los más fáciles de rastrear, las ventajas más estratégicas de la digitalización pueden ser mucho mayores, incluidos beneficios sociales. Por ejemplo, si las autoridades sanitarias mundiales hubieran utilizado solo papel para rastrear la propagación de la COVID-19, no habríamos podido rastrear las tasas de mortalidad, la propagación de diferentes tipos de variantes y no habríamos podido movernos tan rápido para combatir la pandemia.

La sostenibilidad ambiental y las preocupaciones por la equidad también son incentivos adicionales para eliminar el papel. Muchos clientes que solicitan estrategias para reducir sus residuos y van más allá de un modelo centrado en los accionistas para proporcionar valor a otras partes interesadas, como la sociedad, los ciudadanos y el medio ambiente.

Además, reducir o eliminar el papel genera beneficios a lo largo de todo el ciclo de vida de la información. Muchas empresas se deshacen de gran parte de sus datos después de un cierto período de tiempo, como siete años. Tratar de identificar el registro en papel y deshacerse de él después de siete años es un proceso muy desalentador. Es mucho más fácil hacerlo digitalmente. La copia de seguridad de los datos también es mucho más fácil.

La digitalización de procesos basados en papel también puede hacer un mejor uso del talento difícil de encontrar. Si esas manos calificadas necesitan pasar su tiempo moviendo papel, no pueden hacer cosas que ayuden a hacer crecer el negocio. Esa oportunidad perdida se puede aprovechar haciendo que el trabajo rutinario sea automatizado.

Para obtener estos beneficios, las empresas no deben comenzar por tratar de "eliminar el papel", sino por comprender qué procesos son menos eficientes para los empleados y clientes y dónde la digitalización de la información en papel podría mejorarlos. Luego, las empresas deben involucrar a los gerentes y empleados afectados, incluido el personal regulatorio y legal, para garantizar que la digitalización satisfaga sus necesidades.

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