Pautas para elegir un escáner de documentos

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Epson escaner oficina

La digitalización de documentos puede suponer un importante beneficio para aquellas empresas que necesiten disponer de información relevante para su divulgación o archivo. Existen diferentes soluciones en el mercado, solo hay que elegir la más adecuada para poder sacar partido de todas las ventajas que puede aportar a la empresa.

A la hora de elegir un escáner para comenzar un proyecto de digitalización, es recomendable prestar atención a una serie de características, empezando por la velocidad. Para elegir la velocidad adecuada debemos primero conocer cuál es el volumen de escaneado con el que vamos a trabajar: a más cantidad de documentos a escanear nos resultará más útil un escáner de mayor velocidad. Otra característica muy importante es la resolución, que representa la calidad a la que trabaja el escáner, así que es una que valorar. Depende de para qué se vaya a usar el archivo digital se necesitará una calidad u otra. 

También hay que valorar el entorno en el que se va a usar el escáner, si en la oficina o fuera de ella. Si la digitalización en movilidad es importante para el negocio, debemos optar por un escáner portátil. Sin embargo, si el uso que se le va a dar es en una oficina, una solución de sobremesa cubrirá la necesidad.

El tipo de archivo resultante tras la digitalización puede ser variado. Hay que prestar atención a los formatos de salida para que sean compatibles con los sistemas de visualización y guardado que se usan en cada empresa, máxime cuando un sector usa un formato de archivo específico. El tipo de archivo digital nos aportará seguridad en el acceso y perdurabilidad para el futuro.

En cuanto al tamaño admitido de los documentos, la mayoría de los documentos que usan tanto oficinas como freelances son en A4, por lo que los escáneres que trabajan con este tamaño son los más aptos para la mayoría de los negocios. No obstante, hay que valorar si se prefiere elegir un equipo que admita documentos en A3, para aquellos documentos con un tamaño no estándar o, por otro lado, si necesitamos un dispositivo que permita escanear documentos más pequeños como DNI, recibos o tickets.

Por último, para que el proceso de digitalización de documentos de muchas hojas sea más rápido y sencillo, se vuelve necesario que el escáner tenga un alimentador automático de documentos o ADF. Por un lado, si se tiene una gran necesidad de digitalizar hojas sueltas, es recomendable elegir un equipo con ADF, ya que se eliminará la necesidad de escanear los documentos uno a uno.

Epson cuenta con escáneres para todas las necesidades del negocio, desde modelos compactos y veloces, hasta modelos para grandes formatos y alto volumen.

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El mercado empresarial está en plena transformación. Si quieres conocer cuáles son los dispositivos o servicios que más se adaptan a tus necesidades, puedes visitar la página web de Epson.