El DENR-EMB de San Fernando adopta el archivado digital con escáneres de Epson

En el lugar de trabajo moderno, los archivos organizacionales tradicionales se están convirtiendo en una cosa del pasado. Atrás quedaron los almacenes polvorientos y poco iluminados, los estantes de pared a pared repletos de papeles y las pilas de cajas de cartón repletas de archivos y carpetas. Las empresas están aprendiendo a gestionar eficazmente la creciente masa de documentos que generan y utilizan la tecnología de escaneo moderna para archivar digitalmente documentos vitales de forma rápida y eficiente. Así lo hizo la Oficina de Gestión Ambiental del Departamento de Medio Ambiente y Recursos Naturales en San Fernando, Pampanga, Filipinas.

El DENR-EMB tiene el mandato de formular programas y estándares de calidad ambiental apropiados para la protección del medio ambiente. La oficina garantiza la implementación de estos programas y estándares a través de sus oficinas regionales, que emiten cientos o miles de permisos y autorizaciones cada año.

La sección de registros de la oficina de DENR-EMB en San Fernando recibe y custodia todas las solicitudes de permisos y autorizaciones en el municipio, como el Certificado de Cumplimiento Ambiental (ECC) o el Certificado de Incumplimiento (CNC), entre otros.

En el pasado, las copias impresas de las solicitudes se archivaban en carpetas. Para recuperar un archivo, el personal tendía que revisar un libro de registro y revisar miles de carpetas apiladas unas sobre otras, no identificables debido a que sus etiquetas se desvanecen. La seguridad de los archivos también se convirtió en un problema cuando se perdieron copias impresas por acción de las termitas, lo que dificultó enormemente que el personal recuperara los registros. Fue entonces cuando la oficina de EMB San Fernando decidió que necesitaban un cambio, que llegó en forma de los escáneres Epson WorkForce DS-310 y DS-530.

Mejora del flujo de trabajo

"Consideramos su calidad, durabilidad, asequibilidad y su respeto al medio ambiente", señala Cristine Dunca, de la Sección de Propiedad en General de la sucursal. "Comenzamos a explorar los productos de Epson y descubrimos que sus escáneres ayudarían a mejorar el flujo de trabajo de nuestra sección de registros".

El escáner DS-310 es portátil y puede caber fácilmente en espacios pequeños, lo que permite a la sucursal utilizar su espacio de escritorio de manera más eficiente. Con velocidades de escaneo de hasta 50 ipm y modo de alimentación automática, grandes volúmenes de documentos se escanean continuamente, pudiendo satisfacer la variedad de tamaños de documentos que recibe la sucursal de DENR-EMB San Fernando para diferentes solicitudes de permisos y autorizaciones dentro del municipio.

Por su parte, el DS-530 es otro escáner versátil para la fuerza laboral de la sucursal de DENR-EMB San Fernando que complementa al DS-310. Con una velocidad de escaneo de hasta 70 ipm, el DS-530 maneja una amplia variedad de medios entre 27-413 gsm, lo que permite a la sucursal escanear cualquier cosa, desde papeles hasta tarjetas de plástico, de manera eficiente y sin problemas. Diferentes grupos también pueden acceder al mismo archivo a través de conectividad Ethernet, lo que hace que los diferentes departamentos estén más alineados y el flujo de trabajo sea más fluido.

"Gracias a Epson, podemos proporcionar a nuestros clientes un servicio eficiente y cumplir con el objetivo de la Oficina de Gestión Ambiental de salvaguardar el medio ambiente", señala Theresa Pangilinan, jefa de la Sección de Registros, DENR-EMB San Fernando, Pampanga.

Más información

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